Заполняем авансовый отчет правильно!

Для подтверждения расходов подотчетными лицами заполняется такой документ, как авансовый отчет. Следует отметить, что на каждом предприятии перечень сотрудников, которые могут получать такие средства под отчет утверждается в приказном порядке. К их числу относятся сотрудники, которые по роду деятельности часто ездят в командировки, а также те, кто может решать какие-то производственные или хозяйственные вопросы за наличные деньги - например, офис-менеджер может заправлять за наличные средства картридж для принтера.

Тем не менее, авансовый отчет все заполняют на общем основании. Форма этого отчета и инструкция по его заполнению утверждены нормативными документами.

Для бюджетных организаций форма авансового отчета утверждена отдельным документом, но разница заключается в незначительных нюансах. Все сведения о том, на что были израсходованы деньги, подотчетное лицо указывает на обороте бланка. Там же заполняются номера подтверждающих такие расходы документов.

Это могут быть чеки, квитанции, проездные документы, для начисления командировочных достаточно номера удостоверения. Авансовый отчет заполняется в одном экземпляре (но при желании сотрудник может себе сделать копии всех документов на всякий случай).

Бухгалтер заполняет те графы, в которых должны содержаться бухгалтерские записи - это проводки, которые составляет бухгалтер, проверяющий документ, то есть он указывает номера счетов и суммы по дебету и по кредиту. Авансовый отчет полписывает не только тот бухгалтер, который его проверял, но и главный бухгалтер. После этого отчет считается проверенным, поэтому его передают на подпись руководителю предприятия.

Соответствующая строка для этого предусмотрена на лицевой стороне бланка. Когда авансовый отчет будет утвержден руководителем, бухгалтерия может списывать соответствующие суммы. Если у подотчетного лица остались неизрасходованные средства, он должен сдать их остаток в бухгалтерию.. .