Авансовый отчет: что это и зачем он нужен?

Что такое авансовый отчет? Это документ, который подтверждает факт расхода средств подотчетным лицом, то есть сотрудником предприятия, которому выдали определенные средства для решения производственных или хозяйственных вопросов. Эти средства могут выдаваться на различные нужды - например, это командировочные расходы, покупка канцтоваров или товаров, необходимых для нормального функционирования офиса и т.д. К авансовому отчету обязательно прилагаются сами документы, по которым были произведены такие расходы.

Например, это могут быть кассовые чеки (если расходы проходили по кассе, даже если подотчетное лицо расплачивалось банковской картой), товарные чеки и накладные, билеты на транспорт, если речь идет о командировках. Они вносятся в таблицу на бланке отчета.

Оформляет авансовый отчет непосредственно сотрудник предприятия, получавший подотчетные средства. Он заполняет основную информацию - кому и в какой сумме производились платежи. Отчет он сдает в бухгалтерию, где проверяют правильность заполнения авансового отчета.

После этого из бухгалтерии он направляется на утверждение руководителю предприятия. Таким образом, сама по себе процедура несложная, но нужно быть внимательным при заполнении авансового отчета, иначе возникнет путаница.

Авансовый отчет представляет собой бланк по утвержденной Госкомстатом общей для всех форме АО-1 (однако предприятие может разработать и утвердить свою форму, которая не будет противоречить этой, но, возможно будет иметь больше граф. Авансовый отчет заполняют в одном экземпляре. Оформляют его в течение трех дней после того, как подотчетное лицо возвращается из командировки, либо после того, как были получены средства, выданные авансом.

За превышение того срока предусмотрены штрафные санкции. При проведении таких операций, кроме авансового отчета, должен быть еще приказ руководителя предприятия о выдаче подотчетных средств (на командировки делаются обычно отдельные приказы, на хозяйственные операции - отдельные). Зачастую они подшиваются к авансовым отчетам, но это уже остается на выбор предприятия. Сроки сдачи авансовых отчетов могут быть отражены в приказе.. . .